Pikaopas HubSpot-Salesforce-integraatioon
Kun markkinointi käyttää HubSpotia ja myynti Salesforcea, nämä kaksi järjestelmää on fiksua integroida.
Tässä kirjoituksessa käyn läpi kokemuksia HubSpot-Salesforce-integraatiosta – erityisesti niitä asioita, joista löytyy huonosti tietoa ja jotka mielellään lähettäisin aikakoneella itselleni pari vuotta takaisinpäin.
Miksi HubSpot ja Salesforce kannattaa integroida
Lyhyesti: jotta markkinointi ja myynti eivät toimi omissa siiloissaan.
Pitkästi, esimerkiksi näistä syistä:
- Myyjä saa suoraan työpöydälleen markkinoinnin keräämät liidit ja yhteydenottopyynnöt. Copy-pastetusrumba sähköpostista poistuu ja myyjä voi organisoida omaa työtään paremmin.
- Asiakkaasta vastaava henkilö näkee markkinoinnin rikastamaa tietoa omasta asiakasyrityksestään: esim. ketkä ovat uutiskirjeen tilaajia tai osallistuneet tiettyyn webinaariin. Tämä voi auttaa tunnistamaan vaikuttajia, joihin olisi tärkeä olla yhteydessä.
- Tuloksia pystytään seuraamaan ensimmäisestä markkinointikosketuksesta kaupoiksi asti. Vaikka osa kosketuspisteistä jäisi pimentoon (kuten yleensä käy), tästä voidaan päätellä esimerkiksi kannattaako tiettyyn tapahtumaan osallistua jatkossa.
- Sekä myynti että markkinointi hyötyvät toistensa keräämistä tiedoista. Päätöksiä ja toimenpiteitä tehdään mahdollisimman ajantasaisen yhteisen tiedon pohjalta.
Miten integraatio toteutetaan?
HubSpot tarjoaa Salesforcelle ilmaisen natiivi-integraation, jota lähtökohtaisesti kannattaa käyttää. Oman integraation kehittäminen vaatisi aivan erityisen käyttötapauksen, jollaisia itselleni ei ole vielä tullut vastaan.
Integraatio vaatii sekä HubSpotin että Salesforcen päästä tietyn lisenssitason:
- HubSpotissa mikä tahansa Professional- tai Enterprise-tason lisenssi (Marketing, Sales, Service, CMS tai Operations Hub)
- Salesforcessa Professional tai Enterprise plan
Integraatio on ilmainen ja se asennetaan HubSpotin App Marketplacesta, johon pääsee käsiksi oman HubSpot-tilin kautta. HubSpot tarjoaa yksityiskohtaiset ohjeet asennuksen tekemiseen teknisessä mielessä.
Tietojen synkronointi: kontaktit vs. liidit
Tieto siirtyy HubSpotin ja Salesforcen välillä kaksisuuntaisesti. On kuitenkin hyvä ymmärtää, että HubSpotissa ja Salesforcessa tietoa organisoidaan eri tavalla.
| HubSpot | Salesforce | |
| Henkilöt | Contacts | Leads tai Contacts |
| Organisaatiot | Companies | Accounts |
| Tarjoukset | Deals | Opportunities |
| Tehtävät | Tasks | Tasks |
Isoin eroavuus liittyy henkilötietoon, sillä HubSpotin Contact voikin olla Salesforcessa joko Lead tai Contact. Integraation asetuksissa (kuva) valitaan, luodaanko HubSpotin kontaktit Salesforceen liideinä vai kontakteina.
Jos myyntiprosessi Salesforcen päässä perustuu Leads-objektin käyttöön, se aiheuttaa tiettyjä ongelmia HubSpotin päässä. Nimittäin jos HubSpotin kontaktit viedään Salesforceen liideinä:
- joko HubSpotiin syntyy duplikaattiyrityksiä, kun liidejä myöhemmin konvertoidaan kontakteiksi Salesforcessa tai liideille lisätään Account
- tai HubSpotissa täytyy ottaa pois hyödyllinen asetus “Automatically create and associate companies with contacts”, joka on yksi HubSpotin isoista vahvuuksista B2B-puolella.
Tästä syystä sekä HubSpotin ohjeissa että keskusteluissa heidän integraatioasiantuntijoidensa kanssa on poikkeuksetta neuvottu luomaan kaikki HubSpotin kontaktit Salesforceen kontakteina.
Liidiprosessi Hubspotissa ja Salesforcessa
Isoin mietittävä prosessi onkin liidien saumaton välitys HubSpotista Salesforceen.
Kuten yllä mainittiin, suositeltu tapa on synkronoida HubSpotin kontaktit Salesforceen kontakteina.
Tästä seuraa, että Salesforceen ei synny HubSpotista käsin yhtään Leads-merkintää. Toisin sanoen Salesforcen Leads-merkintöjä ei käytetä myynnin seuraamiseen ainakaan silloin, kun lähteenä on markkinoinnin keräämät liidit.
Silloin myynnin pipeline(t) rakennetaan Salesforcessa esim. taskeihin perustuen. Kun HubSpotissa kerätään mielenkiintoinen liidi, tästä tehdään workflow’n avulla task presales/sales-henkilölle Salesforceen (kuva).
Workflow’n avulla voi ainoastaan luoda taskeja HubSpotista Salesforceen tai liittää kontaktin tietylle Salesforce-kampanjalle. Workflow’n avulla ei voi luoda Leads- tai Contacts-merkintöjä Salesforceen, vaan nämä hoidetaan täysin integraation asetuksissa.
Pitäisikö presalesin työskennellä HubSpotissa vai Salesforcessa? Yhtä oikeaa tapaa ei ole. Presalesin voidaan haluta työskentelevän HubSpotissa sen monien hyödyllisten ominaisuuksien takia. Esimerkiksi myynnin sähköpostiautomaatioita (Sequences) ei Salesforcesta sellaisenaan löydy, vaan se vaatii erillisen applikaation yhdistämistä. On siis mahdollista, että presales välittää Salesforceen vasta validoidut myyntimahdollisuudet. Toisaalta jotkut organisaatiot haluavat koko myyntiprosessin Salesforceen ilman poikkeuksia. Päätös on tapauskohtainen.
Kaikkea tietoa ei kannata synkronoida
Integraation asetuksissa voidaan helposti rajoittaa, mitä kontakteja viedään HubSpotista Salesforceen ja toisinpäin.
Esimerkiksi B2B-yrityksissä on turha viedä HubSpotista Salesforceen päin kontakteja, jotka eivät ole kiinni missään yrityksessä. Nämä ovat käytännössä ilmaisosoitteita, joista ei ole myynnille hyötyä.
Integraatio tuo Salesforcesta HubSpotiin päin vain kontaktit, joiden sähköpostiosoite on tiedossa. Sen lisäksi tuotavaa tietoa voidaan rajoittaa Salesforce Selective Syncin avulla, mutta tähän kannattaa olla hyvät perustelut, jotta markkinoinnin käyttämää dataa ei turhaan rajoiteta.
Myös kenttätasolla kannattaa olla valikoiva ja synkronoida järjestelmien välillä vain tietoa, josta on hyötyä toisessa päässä.
Tulosten seuranta ja kampanjaraportointi HubSpotin ja Salesforcen välillä
Synkronoi myyntimahdollisuudet ja toteutuneet kaupat Salesforcesta HubSpotiin (Opportunities → Deals), vaikka niitä ei lainkaan käsiteltäisi HubSpotissa. Näin HubSpotin päässä voidaan seurata eri kampanjoiden ja toimenpiteiden aikaansaamia myyntieuroja markkinoinnin ROIn seuraamiseksi ja tulevien toimenpiteiden ohjaamiseksi.
Kiinnitä HubSpotin workflow’n avulla kontaktit Salesforcen kampanjaan, jota voidaan sitten käyttää Salesforcen päässä raportointiin. Myös HubSpotin päässä voidaan tehdä raportteja Salesforcen kampanjatiedon avulla.
Kiinnitä HubSpot-lomake tiettyyn Salesforce-kampanjaan. Tällöin jokainen lomakkeen täyttänyt liittyy automaattisesti kampanjalle.
HubSpot-Salesforce-integraation sudenkuoppia: Visualforce-ikkuna
Miten kannattaa näyttää HubSpotin keräämiä tietoja Salesforcen päässä? Kun tästä hakee tietoa, törmää ensimmäisenä HubSpot Visualforce -ikkunaan. Se on iframe, joka upotetaan Salesforcessa halutuille sivuille.
Visualforce-ikkunaan liittyy kuitenkin hankalia ominaisuuksia:
- Visualforce-ikkuna näyttää vain HubSpot-kontaktien tietoja. Jos Visualforce-ikkunan sijoittaa Account- tai Opportunity-sivulle, se näyttää viimeisimmän Accountiin tai Opportunityyn liittyvän synkronoidun kontaktin tiedot.
- Salesforce-käyttäjän tarvitsee olla myös HubSpot-käyttäjä.
- Salesforce-käyttäjän tulee olla kirjautunut sisään HubSpotiin, jotta ikkunassa näkyy tietoja.
Rehellisyyden nimissä HubSpotiin kirjautuminen taitaisi jäädä monelta tekemättä, jolloin ikkuna näyttää tyhjältä. Myyjän työpäivän kannalta yhteen työkaluun kirjautumisen pitäisi riittää.
Tämän takia halutut markkinointitiedot kannattaa tuoda Salesforceen integraation avulla ja nostaa relevantit kentät tai taskit halutuille Salesforce-sivuille.
HubSpot-Salesforce-integraation sudenkuoppia: kenttien yhteensopivuus
Kohtuullisen vaarattomia, mutta paljon virhetilanteita aiheuttavia kenttiä ovat erityisesti Country- ja Industry-kentät.
Näissä kannattaa olla tarkkana, että Salesforcessa ja HubSpotissa on tarjolla täsmälleen samat vaihtoehdot. Muuten esimerkiksi toimialalistasta voi hetken kuluttua löytyä sekä HubSpotin luoma “Food & Beverages” että Salesforcen luoma “Food & Beverage”. Salesforcen oletuslistassa on onneksi vain noin 30 eri vaihtoehtoa, kun HubSpotissa niitä on noin 150.
Kannattaa myös tarkistaa, että Salesforcen logiikka ei automaattisesti täytä puuttuvia kenttiä. Esimerkiksi jos Salesforce olettaa, että maatiedon puuttuessa henkilö on Suomesta, tämä tieto valuu integraation kautta HubSpotiin ja sekoittaa kontaktien maakohtaisen segmentoinnin myös markkinoinnin päässä. Tämä on helppo välttää, kun asiasta on tietoinen.
Yhteenveto
HubSpot-Salesforce-integraation käyttöönotto on teknisesti melko suoraviivaista, mutta ennen sen kytkemistä päälle on syytä selvittää, miten markkinoinnin keräämät liidit käytännössä tulevat liikkumaan järjestelmien välillä ja miten myyntiprosessi toimii Salesforcessa.
Yleensä hyvä ratkaisu saadaan aikaan, kun saman pöydän äärelle istuvat HubSpotin pääkäyttäjä / konsultti, Salesforcen pääkäyttäjä / konsultti sekä liidiprosessin omistajat markkinoinnin ja myynnin puolelta. Tässä artikkelissa esitetyillä perusteluilla asian pitäisi olla hyvällä tolalla viimeistään toisten pullakahvien aikana.
Haluatko hankkia enemmän liidejä ja saada digimarkkinointisi pelaamaan paremmin yhteen myynnin kanssa? Ole meihin yhteydessä.
Artikkelit samasta aiheesta
Black Friday 2024: 7 trendiä, jotka erottavat sinut kilpailijoista
Black Friday on kasvanut Suomessa sekä kuluttajien, että yritysten toimintamalleja muuttavaksi ostohuumaksi. Miltä näyttää Black Friday vuonna 2024, kun tekoäly, ekologisuus ja personointi astuvat yhä suurempaan rooliin?
Sähköpostimarkkinointi 2025: edelleen verkkokaupan kultakaivos?
Sähköpostimarkkinoinnin tuloksellisuudesta käydään säännöllisin väliajoin keskustelua. Kerromme tässä kirjoituksessa, miksi sähköpostiin kannattaa panostaa kanavana edelleen vuonna 2025 ja miten vakuuttaa myös johto sen toimivuudesta.
5 vinkkiä miten benchmarkkaat kilpailijoidesi sähköpostimarkkinoinnin tilan
Sähköpostimarkkinoinnin kilpailija-analyysi tarjoaa arvokkaita oivalluksia, jotka auttavat sinua parantamaan omaa strategiaasi ja pysymään askeleen edellä kilpailijoita. Tutustu keskeisiin vaiheisiin ja strategioihin, joiden avulla voit tehokkaasti benchmarkata kilpailijoidesi sähköpostimarkkinoinnin ja markkinoinnin automaation tilan.
Kiinnostuitko tästä aiheesta?
Soita meille 020 788 8120 tai täytä alla oleva lomake niin jatketaan juttua!